Dicas para planejar pequenos eventos

Conheça algumas dicas essenciais para o planejamento e organização de pequenos eventos que irão fazer brilhar seu serviço ou produto.

Pequenos eventos são aqueles realizados para um número restrito de pessoas (geralmente até 50 pessoas), a fim de atingir uma fatia específica do nicho de mercado das empresas e profissionais liberais.

Esses eventos são palestras, seminários, demonstrações, aulas práticas, programas de desenvolvimento e treinamentos; eles objetivam direcionar informações relevantes de serviços ou produtos para as pessoas. Além disso, os pequenos eventos atuam de forma a aproximar empresas e profissionais liberais do público que realmente irá manter relacionamento e, posteriormente, efetivar a venda de serviços e produtos.

Considere que ao chamar as pessoas que são importantes para você falar sobre seu serviço ou produto trata-se de um momento decisivo para conquistá-las. Desta forma, alguns detalhes de organização da logística do evento fazem toda a diferença nesse momento; principalmente a sua credibilidade para quem irá te assistir.

Quem é o seu público alvo

Por incrível que pareça, alguns profissionais e empresas se esquecem de definir para quem o seu evento será importante. A falta de clareza do público alvo do evento, além de ter grande chance de não aparecer interessados, não irá direcionar você a prosseguir os próximos passos.

Como conversar com o seu público alvo

Quais assuntos o seu público alvo gosta de ler? Como a temática do seu evento se encaixa nos interesses do seu público alvo? O que irei falar sobre o meu evento? Ao responder essas perguntas, finalize com mais essa: como será feita a divulgação, de forma que ela atraia as pessoas para o meu evento?

Nesse momento, alguns cuidados que você precisa ter:

– Nome do evento: precisa estar relacionado ao evento e dizer de forma totalmente breve o que é o evento. Evite nome extenso.

– Informações sobre o evento: mantenha informações objetivas, mas claras sobre o evento (por exemplo: temas trabalhados, data, horário, local, contatos para informações, inscrições e formas de pagamento).

O que você irá oferecer – Alguns aspectos logísticos e físicos

– Ambiente confortável: escolha um ambiente com espaço suficiente para as pessoas se acomodarem. Cadeiras estofadas e mesas (em caso de eventos com atividades práticas) também são certeiras no conforto das pessoas.

 Ambiente climatizado, com iluminação adequada, cores neutras e decoração pouco colorida, fazem toda a diferença no interesse e concentração das pessoas. Além disso, você precisa considerar se a decoração do ambiente “tem a ver” com o estilo dos seus convidados.

– Mantenha a data do evento: ao definir a data e horário do evento procure mantê-la; alterá-los pode confundir as pessoas e elas se esquecerem do evento.

– Qual valor eu devo cobrar? Um dos pontos que mais geram dúvidas em quem oferece o evento. Para identificar uma base de preço, você precisa conhecer os preços que são cobrados em sua cidade por outras instituições e profissionais; isso também vale para eventos que são distintos de sua área de atuação.

A natureza do seu evento também é outro fator que irá influenciar no preço: o evento é uma palestra para demonstrar seu serviço ou produto? É um café para esclarecer determinado tema, a fim de trazer novos clientes ou manter clientes? É um curso de capacitação? É aula prática ou expositiva?

Considere: qual o valor que instituições ou profissionais colocam em inscrições de eventos introdutórios ou de apresentação de um serviços ou produto?   E eventos que são técnicos, práticos ou aprimoramento; qual o valor cobrado por instituições ou profissionais?

– Inscrições: defina maneiras rápidas e fáceis para as pessoas se inscreverem e efetuarem pagamentos. Alguns links de plataformas online para vendas e gestão de ingressos:

https://www.weventual.com/como-funciona/

http://www.sympla.com.br/

https://www.eventbrite.com.br/

– Disponibilize materiais de boa qualidade: textos objetivos, fáceis de entender e legíveis. Atenção: conteúdos escritos com a mesma linguagem de seu público alvo; assim você conseguirá transmitir seu recado para seu cliente.

– Pausa para o café e para os contatos: ter um breve intervalo entre um conteúdo e outro é importante para facilitar às pessoas assimilarem o conteúdo que você passar para elas. Além disso, também é o momento para os participantes conversarem, se conhecerem mais e fazerem contatos.

Seja qual for o seu objetivo, realizar eventos com certa periodicidade, além de contribuir para que você e sua empresa sejam identificados por algumas pessoas como solução para a demanda delas, estreita cada vez mais seu relacionamento com aqueles que já são seus clientes e que te presentearam com um voto de confiança.

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